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Tipps und Infos für Tagespflegepersonen

5. Finanzplanung - g. Auslagen
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Tipps und Infos für Tagespflegepersonen
a. Allgemein
a. Honorar
b. Pflegegeld
c. Zuschüsse
d. Steuern
e. Sozialabgaben
f. Betriebskosten
g. Auslagen
h. Finanzcheck
i. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
j. Angaben zur Sozialversicherung in der Steuererklärung
Mitglieder dürfen gerne individuelle Fragen an das Laufstallteam schicken.
Melden Sie sich hierfür bitte an!
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Auslagen
Für folgende Punkte entstehen der Tagespflegeperson Kosten, die sie sich teilweise von den Eltern zurückerstatten lassen kann:
1. Eintrittsgelder
2. Erstausstattungspauschale
3. Versicherungsbeiträge
4. Fahrgeld
5. Kaution
6. Betreuungsgeld ohne Betreuung (z.B. Urlaub, Kündigungsabschlag, Verdienstausfall)
7. Überstunden
8. Gastkinder/Babysitting

1. Eintrittsgelder sind Durchgangsposten und daher steuerfrei. Die Originalbelege sind dem Finanzamt vorzulegen.
Die Tagespflegeperson kann sich Eintrittsgelder, Fahrkarten, Karussellfahrkarten o.Ä. in jedem Fall gemäß einer mündlichen und/oder schriftlichen Vereinbarung von den Eltern erstatten lassen.
Um dem Finanzamt gegenüber zu belegen, dass es sich bei den von den Eltern gezahlten Geldern um reine Durchgangsposten handelt, ist es wichtig die Eintrittskarten, Busfahrkarten, Karussellfahrkarten o.Ä. als Quittungen aufzubewahren. Sollte es keine Bons vom Verkäufer geben, ist es sinnvoll, sich von diesem Quittungen (einen normalen Quittungsblock mitführen) ausstellen zu lassen. So kann man jederzeit belegen, dass es sich nicht um Einnahmen der Tagespflegeperson, sondern lediglich um Erstattungen tatsächlich entstandener Unkosten handelt. Belege sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren (im Original); die Eltern sollten nur Kopien als Nachweis erhalten, die Originale verbleiben bei der Tagespflegeperson. Die Sorgeberechtigten sind nicht berechtigt, diese Kosten steuermildernd geltend zu machen.

Werden die tatsächlichen Betriebsausgaben berücksichtigt, sind die Kosten als Ausgaben zu buchen und die Erstattungen der Eltern als Einnahmen. Wird die Betriebsausgabenpauschale angesetzt, sind die Erstattungen der Eltern als durchlaufender Posten und nicht als Einnahmen zu berücksichtigen.

2. Erstausstattungspauschale: Es ist möglich sich von neuen Eltern eine Erstausstattungspauschale zahlen zu lassen mit der die einmalige Anschaffung von Möbeln u.Ä. für die Tagespflege anteilmäßig finanziert wird. Diese Einnahmen sind voll steuerpflichtig.
Die Erstausstattungspauschale ist getrennt zu quittieren, um ihre Einmaligkeit deutlich zu machen. Sie wird zu den Einnahmen des ersten Betreuungsmonats gerechnet, von denen im Gesamten die Betriebskosten abgezogen werden können.
Sollte für das einzelne Kind eine spezielle Anschaffung getätigt werden, z.B. ein Kinderwagen, und zahlen die Eltern nur diese für das Kind angeschafften Gegenstände, dann ist die Einnahme als Durchgangsposten zu sehen und zu kennzeichnen. In der Einkommensteuererklärung muss die Tagespflegeperson dem Finanzamt anhand von Quittungen und/oder Verträgen erklären, dass es sich um Durchgangsposten und nicht um Einnahmen handelt. Die Originalquittung und die Quittung für die Eltern sind zusammen mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Sorgeberechtigten können diese Kosten nicht steuermildernd geltend machen.

3. Versicherungsbeiträge, die für das Kind gezahlt werden (z.B. Haftpflichtversicherung), können auf die Sorgeberechtigten umgelegt werden. Diese Einnahmen sind Durchgangsposten und daher steuerfrei. Ebenso ist es möglich, die Kosten der Versicherungen der Tagespflegeperson (Rentenversicherung o.Ä.) auf die Sorgeberechtigten umzulegen und genauso zu behandeln.
Um dem Finanzamt klar zu belegen, dass es sich bei den Erstattungen der Eltern der Versicherungsbeiträge der Tagespflegeperson nicht um Einnahmen im steuerrechtlichen Sinne handelt, ist es wichtig, die Originalquittungen der gezahlten Versicherungsbeiträge zusammen mit den Quittungen für die Eltern sowie der schriftlichen Vereinbarungen über deren Zahlungsverpflichtung (z.B. Vertrag) mindestens zehn Jahre lang aufzuheben. Die Sorgeberechtigten können diese Kosten nicht steuermildernd geltend machen. Die Einnahmen sollten auf einer gesonderten Erklärung in der Buchhaltung der Tagespflegeperson auftauchen und als Durchgangsposten geführt werden. Bei der Steuererklärung müssen diese Angaben ebenfalls gemacht werden.

Erstatten die Eltern Rentenversicherungsbeiträge der Tagespflegeperson, wirkt sich dies auf die abzugsfähigen Sonderausgaben der Vorsorgeaufwendungen aus. Die Erstattung wird den von der Tagespflegeperson gezahlten Beiträgen hinzugerechnet. Nur der Differenzbetrag ist bei den Vorsorgeaufwendungen zu berücksichtigen.

4. Fahrgeld: Für Fahrdienste eingenommene Gelder sind voll einkommensteuerpflichtig und zu den Gesamteinnahmen der Tagespflegeperson zu rechnen, um dann die Betriebskosten abzuziehen. Im Fall einer Einzelaufstellung der Betriebskosten anstelle der Verwendung der Pauschale ist es möglich, die Fahrtkosten anhand eines Fahrtenbuchs zu belegen.
Für Fahrdienste von den Eltern gezahlte Gelder (in der Regel ein Pauschalsatz pro Kilometer) sind voll einkommensteuerpflichtig. Sie werden zu den Gesamteinnahmen der Tagespflegeperson dazugerechnet, von denen entweder die die Betriebsausgabenpauschale oder die erhöhte Sachaufwandspauschale abgezogen werden kann oder die anhand einer Einzelaufstellung der Gesamtausgaben mit dem üblichen Kilometersatz für dienstliche Fahrten geltend gemacht werden. Hierzu ist es nötig, ein Fahrtenbuch zu führen, das zum Nachweis der dienstlich getätigten Fahrten gilt. Dieses ist mit den Kopien der Quittungen der Eltern und den schriftlichen Vereinbarungen über solche Zahlungen (z.B. Vertrag) mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren.

5. Kaution: Möchten Eltern einen Tagespflegeplatz für einen späteren Zeitpunkt reservieren, ist es ratsam, sich für den Fall einer kurzfristigen Absage eine Kaution zahlen zu lassen. Diese Kaution ist im Fall einer Absage der Sorgeberechtigten voll steuerpflichtig und als Einnahme anzugeben. Im Fall einer Verrechnung wird die Kaution wie eine normale Zahlung der Eltern versteuert (nach Abzug der Betriebskosten).

Der im Downloadbereich für Laufstall-Abonnenten angebotene Vertrag für Kindertagespflege sieht die grundsätzliche Zahlung einer Kaution zwingend vor. (Unter Externer Email-Link zu:httphttp://www.tagesmuttervertrag.de kann der Vertrag auch ohne Abo bestellt werden)
Falls Sie nicht mit dem Laufstall-Vertrag arbeiten, ist es trotzdem ratsam, eine Kaution von den Eltern zu verlangen z. B. wenn ein Tagespflegeplatz über einen längeren Zeitraum reserviert werden soll. Kommt es zu einer kurzfristigen Absage des Betreuungsverhältnisses durch die Eltern sollte die Kaution als Verdienstausfall einbehalten werden. Zu diesem Zweck ist eine gesonderte Quittung/Kautionsvereinbarung auszustellen. (Laufstall-Abonnenten finden entsprechende Muster in ihrem Downloadbereich.)

Die Kaution sollte den Eltern in bar oder per Banküberweisung zurückgezahlt werden. In jedem Fall ist der Nachweis der Rückzahlung (von den Eltern unterschriebene Quittung oder Einlieferungsbeleg mit Stempel der Bank bzw. Kontoauszug) 10 Jahre lang aufzubewahren.
Eine Verrechnung mit Betreuungsgeldern sollte nicht erfolgen, da den Eltern dadurch die steuerliche Absetzbarkeit verloren geht.
Im Falle einer kurzfristigen Absage wird die Kaution als Einnahme im Monat der Absage verbucht. Betriebskosten können in der Regel nicht abgezogen werden. Falls doch Kosten durch dieses Kind entstanden sein sollten, sind diese einzeln dem Finanzamt nachzuweisen.
Die Höhe der Kaution bestimmt die TPP. Sinnvoll ist es, einen Betrag etwa in Höhe der künftig aufkommenden Betreuungskosten zu wählen. Sollten die Kosten noch nicht zu ermitteln sein, kann ein Betrag etwa in Höhe eines normalen Ganztages- oder Halbtagesplatzes in Rechnung gestellt werden. Die TPP sollte hier nicht zu wenig verlangen, denn im Falle einer kurzfristigen Absage muss sie eventuell mehrere Monate Verdienstausfall hinnehmen.

6. Betreuungsgeld ohne Betreuung: Im Fall von Einnahmen ohne Betreuungstätigkeit z.B. in Urlaubszeiten, bei einer fristlosen oder auch fristgerechten Kündigung oder durch Krankheitsausfall, muss die Tagespflegeperson eventuell entstandene Betriebskosten nachweisen; eine Abrechnung über die Pauschalen ist nicht zulässig.
Es gibt verschiedene Gründe, warum die Tagesmutter Honorar einfordern kann, auch wenn die Betreuung nicht stattgefunden hat. Im Folgenden sind die Gründe mit den jeweiligen Gesetzesparagrafen aufgeführt.

§ 615 BGB Annahmeverzug
Im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) regelt der § 615 den Anspruch auf das Betreuungsentgelt der Tagespflegeperson bei Annahmeverzug.
Wenn die Tagespflegeperson am vereinbarten Tag/den vereinbarten Tagen willens und bereit war, das Kind wie vereinbart zu betreuen, und das auch dem/den Sorgeberechtigten mitgeteilt hat.
Der Anteil des Betreuungsgeldes, der für die Verpflegung angerechnet wurde, muss den Sorgeberechtigten erstattet werden.
Hat die Tagespflegeperson die Möglichkeit gehabt, wegen der rechtzeitigen Absage der Eltern anderweitig etwas zu verdienen, so wird dieses Geld angerechnet, das heißt vom vereinbarten Betreuungsentgelt abgezogen.

§ 616 BGB vorübergehende Dienstverhinderung
Gemäß § 616 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) hat die Tagespflegeperson Anspruch auf Zahlung des Betreuungsentgelts, wenn der Grund der Nichtbetreuung bei ihr liegt und es ihr unmöglich oder unzumutbar war, das Kind vorübergehend nicht zu betreuen. Wichtig ist festzustellen, dass die Tagespflegeperson unverschuldet in diese Situation gekommen sein muss.

Entgeltfortzahlung für eine selbstständige TPP
Für selbstständige Tagespflegepersonen gibt es keine gesetzlichen Regelungen über die Fortzahlung von Honorar. Solche Regelungen müssen im Betreuungsvertrag vereinbart und festgehalten werden.
Wenn die Tagespflegeperson ein Honorar erhält, ohne dafür das Kind zu betreuen, so sind diese Einnahmen bei der Steuererklärung aufzuführen. Betriebskosten können in der Regel nicht abgezogen werden. Falls doch Kosten durch dieses Kind entstanden sein sollten, sind diese einzeln dem Finanzamt nachzuweisen.

§ 2 Entgeltsfortzahlungsgesetz
Ist eine Tagespflegeperson angestellt (z. B. auf Minijobbasis), hat sie auch Anspruch auf ihr Gehalt, wenn an gesetzlichen Feiertagen keine Betreuung stattfindet. Das ist geregelt in § 2 des Entgeltfortzahlungsgesetzes.

§ 3 Entgeltfortzahlungsgesetz
Angestellte Tagespflegepersonen (z. B. auf Minijobbasis) haben bei einer Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit Anspruch auf Bezahlung für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit für die Dauer von bis zu 6 Wochen. Dies ist festgeschrieben im § 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes.

7. Überstundenhonorare werden im vollen Umfang als Einnahmen verbucht und sind steuerpflichtige Einnahmen. Betriebskosten können je nach Umfang in Abzug gebracht werden.
Wenn ein Kind über die vertraglich vereinbarte Zeit hinaus von der Tagespflegeperson betreut wird, hat diese das Recht, diese Zeiten als Überstunden abzurechnen. Betriebskosten können entweder stundenweise anteilig der jeweiligen Pauschale oder einzeln nachgewiesen und in Abzug gebracht werden. Sollten regelmäßig Überstunden anfallen, ist es sinnvoll, die vertragliche Betreuungszeit entsprechend anzupassen, um sich zusätzliche Abrechnungen zu ersparen. Den Eltern werden die Überstunden am besten als Liste zum Gegenzeichnen quittieren.
Entsprechende Vordrucke finden Laufstall-Abonnenten in ihrem Downloadbereich hier im Laufstall. Noch kein Laufstall-Abonnent? Hier können Sie sich anmelden

8. Babysitting oder Gastkinder: Die Einnahmen einer Tagespflegeperson, die durch Gastkinder oder Babysitting im Haushalt der Tagespflegeperson entstehen, sind in vollem Umfang steuerpflichtig. Einnahmen, die durch Babysitting der Tagespflegeperson im Haushalt der Eltern erzielt werden, sind für die Tagespflegeperson steuerfrei, für die Eltern nicht.

Babysitting im Haushalt der Tagespflegeperson
Betreut die Tagespflegeperson in ihrem Haushalt innerhalb oder außerhalb ihrer gewöhnlichen Betreuungszeiten Kinder, für die kein Vertrag für eine längerfristige/regelmäßige Betreuung abgeschlossen wurde, sind die Einnahmen hierfür voll einkommensteuerpflichtig.
Betriebskosten können anteilig der jeweilig gültigen Pauschale (BKP oder ESP) geltend gemacht oder einzeln nachgewiesen werden.
Vordrucke zur stundenweisen Abrechnung mit Gewinnermittlung finden Laufstall-Abonnenten in ihrem Downloadbereich.

Babysitting im Haushalt der Sorgeberechtigten
Findet die Betreuung des Kindes/der Kinder im Haushalt der Sorgeberechtigten statt, ist das Geld, das die Tagespflegeperson hierfür erhält, für sie steuerfrei. Bei einer einmaligen Betreuung können die Eltern das Ganze als Nachbarschaftshilfe verbuchen und müssen keine Abgaben im Sinne der Minijob-Regelung zahlen. Findet die Betreuung aber mit einer gewissen Regelmäßigkeit statt, müssen die Eltern die Tagespflegeperson als Haushaltshilfe bei der Minijobzentrale anmelden und für sie Sozialabgaben entrichten.
In jedem Fall muss die Tagespflegeperson als Haushaltshilfe bei der für den Wohnort der Eltern zuständigen Unfallkasse angemeldet werden.