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Tipps und Infos für Tagespflegepersonen

5. Finanzplanung - b. Pflegegeld
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Tipps und Infos für Tagespflegepersonen
a. Allgemein
a. Honorar
b. Pflegegeld
c. Zuschüsse
d. Steuern
e. Sozialabgaben
f. Betriebskosten
g. Auslagen
h. Finanzcheck
i. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
j. Angaben zur Sozialversicherung in der Steuererklärung
Mitglieder dürfen gerne individuelle Fragen an das Laufstallteam schicken.
Melden Sie sich hierfür bitte an!
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Der Begriff Pflegegeld bezeichnet die Geldleistung, die Sie als Tagespflegeperson als Erstattung der Kosten für Ihren Sachaufwand erhalten. Denn neben der reinen Betreuungs- und Förderleistung bieten Sie den Eltern Sachleistungen, die im engen Zusammenhang mit Ihrer Betreuungsarbeit stehen. Dieses Pflegegeld ist als Einnahme aus der freiberuflichen Tätigkeit nach § 18 EStG einkommensteuerpflichtig.

Sachleistungen gehören in den Vertrag
Unter Sachleistungen versteht man nicht nur Mahlzeiten, Snacks und Getränke für das Tageskind, sondern es ist die gesamte Infrastruktur gemeint, die zur bedarfsgerechten Betreuung erforderlich ist. Dazu gehören die anteilige Nutzung des Wohnraums ebenso wie das Bereithalten von einwandfreiem Spielzeug oder Fahrdienste mit dem eigenen PKW. Die Aufwendungen für diese Leistungen – allgemein als Pflegekosten bezeichnet – müssen Sie als Tagespflegeperson den Eltern getrennt vom Betreuungshonorar als solche ausweisen, wenn diese die Tagespflege steuerlich geltend machen wollen. Da die Aufwendungen zum Lebensunterhalt des Kindes ebenso bei den Eltern zu Hause entstehen würden, ist nur das reine Betreuungshonorar steuerlich absetzbar. Für Sie als selbstständige Tagespflegeperson zählt das Pflegegeld jedoch zu den steuerpflichtigen Einkünften (siehe dazu Steuern). Welche Sachleistungen Sie in welcher Höhe den Eltern berechnen oder sich von diesen erstatten lassen, obliegt, wenn Sie private Betreuungsverhältnisse übernehmen, für diese Ihnen allein. Die Sachleistungen sind ein wichtiger Bestandteil der vertraglichen Vereinbarungen. Achten Sie darauf, bei der Kalkulierung des Pflegekostenanteils Ihres Preisangebots nichts schön zu rechnen, sondern alle tatsächlich anfallenden Aufwendungen anzusetzen – gebenenfalls mit Zuschlag. Hilfreich sind hierbei unsere Ratschläge unter Wirtschaftlichkeit - welche Einnahmen müssen Sie erzielen?.

Mittels unseres Pflegekosten-Pauschalrechners können Sie - unter Berücksichtigung der vertraglichen Betreuungspausen - den für Sie optimalen Pflegekostenanteil für Ihre Sachleistungen ermitteln und als Angebot den Eltern ausdrucken. Der so ermittelte Betrag, der pauschal jeden Monat in gleichbleibender Höhe dem Betreuungshonorar hinzugerechnet werden kann, ist auch ein guter Anhaltspunkt, falls Sie stundenscharf mit den Eltern abrechnen und jeden Monat eine individuelle Rechnung schreiben. Aufwendungen, die nicht im direkten Bezug zum Kind stehen, werden unter dem Sammelbegriff „allgemeine Betriebskosten“ mit dem Pauschalrechner abgebildet. Hierzu gehören insbesondere die Aufwendungen zur anteiligen Nutzung des Wohnraums (Miete, Strom, Gas Wasser usw.). Diese Kosten lassen sich gut mit Hilfe unseres Nebenkostenrechners anteilig für jedes Tageskind berechnen. Eine Orientierung der Pflegekosten an der Höhe der vom Finanzministerium vorgegebenen steuerfreien Pauschale für Betriebskosten (siehe Steuern) kann, muss aber nicht erfolgen. Die Erfahrung vieler Tagespflegepersonen hat gezeigt, dass diese Pauschale in vielen Fällen zu gering ausfällt.
Welche Aufwendungen für Sachleistungen Sie tatsächlich veranschlagen, hat keinen Einfluss auf die Höhe der steuerfreien Betriebskostenpauschale.

Erstattung des Sachaufwands gemäß § 23 SGB VIII für die Kindertagespflege im öffentlichen Auftrag
Erfüllen die Eltern die Bedingungen für eine staatliche Förderung des Tageskindes laut Externer Link zu:http://www.gesetze-im-internet.de/sgb_8/__24.html § 24 SGB-VIII , zahlen sie den Elternanteil entsprechend ihrem Einkommen an das Jugendamt; in diesem Elternanteil ist das Pflegegeld je nach kommunalem Vergütungssystem ganz oder teilweise enthalten. Das Jugendamt erstattet den Tagespflegepersonen die Sachleistungen zumeist in einer festgelegten Pauschale. Laut Schreiben des Bundesministerium für Familie, Senioren Frauen und Jugend müssen die Jugendämter diese Bestandteile der laufenden Geldleistung wegen der gerichtlichen Überprüfbarkeit auf den Abrechnungen einzeln aufführen. Es sollten Ihnen zudem genaue Angaben von Ihrem Jugendamt vorliegen, welche Sachleistungen mit der Erstattung berücksichtigt sind. Werden die Kosten einer bedarfsgerechten Betreuung nicht von den vom Jugendamt gewährten laufenden Geldleistungen gedeckt, ist mit dem Jugendamt zu klären, ob es eine private Zuzahlung der Eltern gestattet. Die Bestimmungen hierzu werden kommunal sehr unterschiedlich gehandhabt. Eine generelle bundesweite Regelung gibt es nicht. Rechnen Sie deshalb, auch wenn Sie Kinder im Auftrag des Jugendamtes betreuen, wie bei einer Privatbetreuung ganz genau, welche Pflegekosten tatsächlich anfallen und ob diese durch die Zahlung des Jugendamts wirklich gedeckt werden. Aussagen mancher Jugendämter, die Betriebsausgaben würden mit der Betriebskostenpauschale (siehe Steuern) des Finanzamtes gedeckt, entbehren jeder Logik, da es sich hierbei lediglich um die vereinfachte Steuerbefreiung der erhaltenen Geldleistungen für Sachaufwendungen handelt.

Private Aufstockung der öffentlichen Erstattung des Sachaufwands
Werden Privatvereinbarungen mit den Eltern grundsätzlich untersagt (vielleicht sogar unter eidesstattlicher Erklärung), so kann dies ausschließlich nur für den Zeitraum des Förderbedarfs der Eltern (siehe Externer Link zu:http://www.gesetze-im-internet.de/sgb_8/__24.html § 24 SGB-VIII ) geschehen. Hier ist also, wie beim Honorar, genau zu prüfen, für welchen Betreuungsumfang den Eltern vom Jugendamt eine Förderung bewilligt wurde. Liegt nämlich zum Beispiel ein Anspruch von 15 Betreuungsstunden vor, die sich auf drei Tage verteilen, können Sie darüber hinausgehende Betreuungsleistungen privat abrechnen. Die dann anfallenden Sachaufwendungen stellen Sie ebenfalls privat in Rechnung. Die Konditionen bestimmen Sie und vereinbaren sie direkt mit den Eltern. Deshalb ist es äußerst wichtig, neben dem amtlichen Betreuungsbescheid auch stets einen privatrechtlichen Vertrag mit den Eltern abzuschließen, selbst wenn zunächst ein Überschreiten des bewilligten Grundbedarfs nicht vorgesehen ist. Der Laufstall-Vertrag (siehe Vertragliches) sieht spezielle Vereinbarungsvorschläge für diese Situationen vor. Duldet das Jugendamt private Zuzahlungen, müssen Sie mit den Eltern vereinbaren, wie sich ihr Privatanteil auf die Betreuungs- (Honorar) und Sachleistungen aufteilt. Auch die Rechnung ist entsprechend zu stellen. Listen sie dazu alle Posten getrennt nach Betreuungs- und Sachleistungen auf der Rechnung auf und ziehen jeweils die Beträge, die das Jugendamt übernimmt, ab. Die dann verbleibenden Restbeträge können Sie dann zu dem Rechnungsbetrag zusammenfassen, den die Eltern übernehmen.
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Tipp:
Laufstall-Mitglieder finden geeignete Rechnungsvordrucke in ihrem Downloadbereich
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Rein private Abrechnung des Pflegegeldes
Liegt ein rein privates Betreuungsverhältnis, ohne staatliche Förderung, vor, müssen Sie sich nur überlegen, ob Sie die Pflegekosten wie oben beschrieben pauschal berechnen oder detailliert jede Sachleistung einzeln in Rechnung stellen. Die genaue vertragliche Differenzierung, welche Leistungen kostenlos im Betreuungsumfang enthalten sind (Sonnenmilch, Pflegecremes usw.), von den Eltern selbst erbracht (Windeln, Essen usw.) oder zusätzlich einzeln berechnet werden (Eintrittsgelder), ist dabei unerlässlich. Der Laufstall-Vertrag, den Laufstall-Mitglieder in ihrem Download-Bereich finden, enthält daher die Anlage „Weitere Vereinbarungen“. Mittels dieser können die genannten Details ganz einfach geklärt werden.
Denn: Je genauer die Absprachen, umso reibungsloser funktioniert nachher die Abrechnung!

Pflegegeld den Lebenshaltungskosten anpassen
Die klare Trennung der reinen Sachleistungen vom Honorar ermöglicht es Ihnen, die Konditionen sehr flexibel und dynamisch, je nach Vereinbarung sogar automatisch, an die aktuellen Lebenshaltungskosten anzupassen. Und trotzdem können Sie den Eltern auf lange Zeit eine Tagespflege mit stabilem Honorar anbieten. Wenn Sie keine automatische Dynamik vereinbart haben, sollten Sie zum Beispiel mit Hilfe des offiziellen Verbraucherpreisindexes des Statistischen Bundesamtes (siehe Externer Link zu:http://www.destatis.de/jetspeed/portal/cms/Sites/destatis/Internet/DE/Navigation/Statistiken/Preise/Verbraucherpreise/Tabellen.psml;jsessionid=BB5EC418DECF0E4076C1522E38023E1C.internet www.destatis.de) regelmäßig prüfen, ob das von Ihnen berechnete Pflegegeld noch der aktuellen Preissituation entspricht. Bei Bedarf (selbstverständlich nach schriftlicher Ankündigung) können Sie das Pflegegeld anpassen bzw. in Kontakt mit Ihrem Jugendamt treten und eine entsprechende Anpassung beantragen.