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Tipps und Infos für Tagespflegepersonen

4. Tipps für die Praxis - d) Vertragliches
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Tipps und Infos für Tagespflegepersonen
a) Tageskinder finden
b) Erstkontakt
c) Eingewöhnung
d) Vertragliches
e) Ein gutes Betreuungsverhältnis
f) Betreuung im Mietobjekt
g) Die passende Immobilie
h) Die eigene Homepage
i) Kooperationen mit Unternehmen
j. Welchen Fußboden sollte man für das Kinderzimmer wählen?
Mitglieder dürfen gerne individuelle Fragen an das Laufstallteam schicken.
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Reservierung nur mit Vorvertrag und Kaution
Solange kein Vertrag unterschrieben ist, besteht auch kein Betreuungsverhältnis. Verlassen Sie sich nicht auf mündliche Zusagen, mit Beginn der Betreuung auch den Vertrag zu unterschreiben, besonders nicht, wenn der Betreuungsbeginn noch in weiter Ferne liegt. Leider kommt es sehr häufig vor, dass doch noch kurzfristig die Meinung geändert wird (z.B. durch Erhalt eines Krippenplatzes) und unmittelbar vor dem Betreuungsbeginn die ganze Sache platzt. Dies ist insofern sehr ärgerlich, weil es der Tagespflegeperson kaum möglich ist, dann noch kurzfristig ein neues Tageskind zu finden.
Wir empfehlen grundsätzlich, wenn möglich spätestens 2 bis 4 Wochen vor Beginn der Eingewöhnung des Kindes, den unterschriebenen Vertrag samt eventuellem Kostenübernahmebescheid des Jugendamts bei einer geförderten Betreuung vorliegen zu haben. Handelt es sich um eine längere Zeitspanne bis zum Betreuungsbeginn, raten wir dringend dazu, wenigstens einen Vorvertrag abzuschließen und sich mit einer Kaution abzusichern (Laufstall-Abonnenten finden einen Vorvertrag in ihrem Downloadbereich: Betreuungsvereinbarung, Kautionsvereinbarungen. Noch kein Laufstall-Abonnent? Hier können Sie sich anmelden.). Kommt letztendlich kein Betreuungsverhältnis zustande, überbrückt die Kaution etwas den Verdienstausfall und deckt den Aufwand einer erneuten Tageskind-Suche oder dient während eines Betreuungsverhältnisses als Sicherheit, falls es mal zu Zahlungsunregelmäßigkeiten oder einer fristlosen Kündigung kommt.

Unterschrift bei Hausbesuch
Sind die grundsätzlichen Rahmenbedingungen geklärt und können Sie sich beide vorstellen, die Betreuung des Kindes zu vereinbaren, geben Sie sich noch etwas Bedenkzeit und den Eltern die Möglichkeit, sich nochmals zu beraten, und verabreden Sie dann einen Termin, um die letzten Details zu klären und den Vertrag zu unterzeichnen.
In der Praxis hat es sich bewährt, dass man als Tagespflegeperson zum Vertragsabschluss, gleichgültig wo die Betreuung letztendlich stattfinden soll, einen Termin für einen Hausbesuch bei den Eltern wählt. So hat man gleich die Gelegenheit, das Umfeld des Kindes etwas kennen zu lernen, und Sie können in aller Ruhe Ihre Mappe vorlegen und mit beiden Elternteilen Punkt für Punkt den Vertrag erörtern. Sollte es doch schlussendlich nicht zum Vertragsabschluss kommen, können Sie so einfach Ihre Sachen packen und ohne großes Aufhebens das Feld räumen. Es hat sich übrigens gezeigt, dass auch für das Kind Ihr Besuch in seinem Zuhause sehr wichtig ist. Er ist sehr förderlich für die Vertrauensbildung zu Ihnen.

Betreuungsvereinbarung im Laufstall
Im Regelfall und wenn alles gut läuft, sehen Sie und die Eltern den Vertrag, nachdem er unterschrieben wurde, nie wieder. Trotzdem ist es gut, wenn man bei bestimmten Situationen nachschauen kann, wie man sich geeinigt hatte. Dies vermeidet Streit und Unzufriedenheit.
Wir haben einen Betreuungsvertrag ausgearbeitet, den Laufstall-Abonnenten in ihrem Downloadbereich finden.
Das Vertragsmuster können Sie auch unter folgender Internetadresse bestellen: Externer Email-Link zu:httphttp://www.tagesmuttervertrag.de.
Der von uns ausgearbeitete Betreuungsvertrag ist deshalb so umfangreich, weil er auch als Hilfestellung dient, um zu Beginn eines Betreuungsverhältnisses wirklich über alles gesprochen und sich gemeinsam auf bestimmte Regeln und Konditionen für die verschiedensten Situationen verständigt zu haben. Deshalb empfehlen wir unbedingt, auch dann unseren Vertrag zu nutzen, wenn es sich um ein vom Jugendamt gefördertes Betreuungsverhältnis handelt. Sie sollten auch dann einen Vertrag abschließen, wenn es sich nur um eine kurze Betreuungsperiode handelt. Auch bei Betreuungsdiensten, die von Familienmitgliedern oder Freunden geleistet werden, hat die Erfahrung gezeigt, dass ein Vertrag unersetzlich bleibt - selbst bei unentgeltlichen Nachbarschaftsdiensten.

Nehmen Sie sich Zeit für den Vertrag
Planen Sie genügend Zeit ein und bitten auch die Eltern um Stunden ungestörte Aufmerksamkeit, um ihnen jeden einzelnen Paragrafen ganz ausführlich erklären zu können. Regelungen klingen manchmal absurd oder kleinlich und vielleicht sogar etwas überzogen, resultieren jedoch leider aus teilweise schlechten Erfahrungen, die Sie evtl. sogar aus der eigenen Praxis den Eltern bestätigen können. Selbst wenn einem manches schon der gesunde Menschenverstand sagt, muss doch vieles im beiderseitigen Interesse wirklich sehr detailliert festgelegt werden, damit es später keine Missverständnisse gibt. So bringt es z. B. nicht viel, sich erst dann über Urlaubsregelungen zu einigen, wenn dieser bereits fest steht.

Was passiert im Falle des Falles? Ersatzbetreuung und Vertretung
Spielen Sie einfach mal mit den Eltern ein genaues Szenario durch, was geschieht, wenn mitten am Tag ganz spontan das Kind abgeholt werden muss, weil es plötzlich hoch fiebert oder Sie selbst sich verletzt haben. Ganz unabhängig davon, ob die Bezahlung in einem solchen Fall weiterlaufen soll oder nicht, muss genau besprochen werden, wer angerufen werden kann, um das Kind abzuholen, ob diese Person die Betreuung kurzfristig auch übernehmen kann oder ob in einem Notfall noch jemand anders zu verständigen ist, wenn beide Elternteile nicht erreichbar sind. Diese Dinge müssen unbedingt vor Beginn des Betreuungsverhältnisses geklärt sein. Lassen Sie sich versichern, dass die entsprechenden Personen über ihre Vertretungsaufgaben informiert sind, und lehnen Sie eine Betreuung lieber ab, wenn niemand auf der Telefonliste aufgeführt werden kann (Für Laufstall-Abonnenten: Downloadbereich, Anlage: Telefonliste für Ersatzbetreuung und Notruf. Noch kein Laufstaller? Hier können Sie sich anmelden.). Klären Sie im Vertrag (§ 10 und § 11) die Regelungen, falls Sie in solchen Fällen selbst eine Ersatzbetreuung anbieten können. Oder seien Sie behilflich z.B. bei der Vermittlung einer Vertretung aus Ihrem Bekanntenkreis, falls die Eltern niemanden in der Familie oder im Freundeskreis haben, der im Notfall einspringen könnte. Sie können vertraglich festlegen, ob Sie oder die Eltern diese Vertretung organisieren. Es sollte aber auf jeden Fall bei Vertragsabschluss eine Lösung vorliegen.

Bereiten Sie den Vertrag vor: Wichtig ist, dass Sie selbst wissen, was Sie wollen.
An dieser Stelle sei nochmals betont, dass es sich bei der Tätigkeit einer Tagespflegeperson insbesondere in ihrem eigenen Haushalt um eine selbstständige Tätigkeit und bei diesem Vertrag nicht um einen Arbeitsvertrag, sondern um einen Formularvertrag handelt, auf den das "Gesetz über die allgemeinen Geschäftsbedingungen" Anwendung findet. Das heißt, Sie als Tagespflegeperson können sich zwar einvernehmlich mit den Eltern auf bestimmte Regelungen einigen, aber letztendlich bestimmen Sie die Bedingungen Ihres Vertrags. Missfallen den Eltern Ihre „Geschäftsbedingungen“, haben sie vor Unterzeichnung des Vertrags noch Gelegenheit zu verhandeln, kommt jedoch keine Einigung zustande, müssen sie die Konsequenz ziehen und eine andere Tagespflegeperson suchen, die unter anderen Konditionen arbeiten kann. Bereiten Sie den Vertrag am besten schon vor dem Treffen vor und tragen Sie die Dinge, die für Sie unveränderlich feststehen, bereits ein, um nicht Gefahr zu laufen, sich von den Eltern davon abbringen zu lassen.

Zweifache Ausfertigung hält besser ...
Ebenso wie die Unterlagen der Eltern in zweifacher Ausfertigung vorliegen müssen, benötigen auch Sie von Ihren Nachweisen jeweils zwei Ausfertigungen – so z.B. von Pflegeerlaubnis und Versicherungsnachweis. Wenn Sie eine Ersatzbetreuung stellen, sollten Sie auch deren Haftpflichtversicherung als Kopie vorlegen. Beiden Vertragsexemplaren, Ihrem und dem der Eltern, sollten der Ordnung halber jeweils Kopien aller Nachweise beiliegen.

Anlagen sortieren und nummerieren
Wenn feststeht, welche Anlagen erforderlich sind, sortieren Sie diese für beide Vertragspartner in der am Ende des Vertrags vorgegebenen Reihenfolge, kreuzen die in Frage kommenden Anlagen an und nummerieren diese durch. Die so ermittelten Anlagennummern übertragen Sie sodann in den Vertragstext und auf die Anlagen. Sollten die Anlagen noch nicht vollständig sein, werden die Fehlenden schon mitgezählt und müssen bei Vorlage mit der entsprechenden Nummer versehen werden.

Urlaubsplanung
Besonderer Aufmerksamkeit bedürfen die Regelungen, die bei Betreuungsausfall insbesondere durch Urlaubs- und Krankheitszeiten der Tagespflegeperson in Kraft treten. Auch als selbstständige Tagespflegeperson haben Sie ein Anrecht auf Urlaub. Ob Betreuungszeit, die in die Urlaubszeit fällt, bezahlt wird oder nicht, ist reine Verhandlungssache. Viel wichtiger für Sie zu klären ist jedoch, da Sie sich in Ihrem Urlaub nur dann wirklich erholen können, wenn keine Tageskinder anwesend sind, dass sich alle Eltern mit ihrem Urlaub nach Ihren Wünschen richten müssen. Dies geht wiederum nur dann, wenn Sie Ihre Urlaubsplanung auch rechtzeitig ankündigen. Die Fristen dafür werden im Vertrag ganz genau definiert, damit es keine Streitigkeiten gibt.

Passt Ihre Urlaubsplanung nicht zu denen der Eltern, müssen diese nämlich nicht nur in dieser Zeit für eine Ersatzbetreuung aufkommen, sondern zudem auch noch in der Zeit, wo sie selbst Urlaub machen und ihr Kind nicht bringen, obwohl Sie zur Verfügung stehen, die Betreuungskosten voll übernehmen. Lediglich die reinen Pflegekosten können für diese Zeit reduziert bzw. ausgesetzt werden. Um also allem Ärger aus dem Wege zu gehen, sollten Sie am besten bereits zum Jahresende ferienbedingte Schließungen für das Folgejahr ankündigen und sich evtl. mit Unterschrift von den Eltern bestätigen lassen. Unstimmigkeiten wegen des Urlaubs gehören nämlich mit zu den häufigsten Gründen für abgebrochene Betreuungsverhältnisse. Aber auch für Regelungen, wenn die vereinbarten Zeiten für Überstunden, Urlaub, Krankheit usw. einmal über- oder unterschritten werden, hält unser Vertrag die entsprechenden Formulierungen und Möglichkeiten bereit, sich zu einigen.

Kostenregelung
Wenn es ans Unterschreiben geht, wurde wahrscheinlich bereits über die Kostenregelung bereits gesprochen. Erklären Sie aber trotzdem noch mal alle Einzelheiten. Unser Vertrag bietet eine gute Vorlage dazu. Wenn Sie mit Pauschalen arbeiten, legen Sie evtl. nochmal die Ausdrucke der Berechnungen mit dem Pauschalenrechner vor und besprechen Sie diese. (bei Bedarf kann auch der Rechenweg für die Pauschalen ausgedruckt werden).
Wenn Sie zum Monatsende Rechnungen schreiben, zeigen Sie den Eltern ein Muster einer solchen Rechnung, damit sie sich ein genaueres Bild auch von den Kosten der Einzelposten machen können.

Weisen Sie die Eltern nochmals darauf hin, dass nur die reinen Betreuungskosten von der Steuer abgesetzt werden können und dies auch nur, wenn es darüber Buchungsbelege einer bargeldlosen Zahlung gibt. Dies soll der Schwarzarbeit entgegenwirken. Pflegekosten, wie z.B. für Essen und Pflegemittel entstehen den Eltern auch dann, wenn sie ihr Kind selbst betreuen, so der Gesetzgeber. Um selbstbetreuende Eltern nicht zu benachteiligen, können diese Kosten deshalb nicht steuerlich geltend gemacht werden. In der Anlage "Nachweis" werden alle für das Finanzamt der Eltern relevanten Angaben zusammengefasst und als Bescheinigung von der Tagespflegeperson unterschrieben.

Bezahlung und Zahlungsverzug
Egal auf welche Zahlungsmodalität Sie sich mit den Eltern einigen: Bitten Sie eindringlichst um pünktliche Bezahlung und klären Sie sie über die Konsequenzen bei Zahlungsverzug auf. Legen Sie den Eltern ans Herz, einen Dauerauftrag einzurichten, besonders wenn pauschal abgerechnet wird. Aber auch bei sehr unregelmäßigem Betreuungsaufkommen und stundenscharfer Abrechnung könnte die Zahlung eines regelmäßigen Sockelbetrags sehr hilfreich sein. So bräuchte am Monatsende immer nur der Differenzbetrag ausgeglichen werden.

Zahlung über das Jugendamt - Kostenübernahmeerklärung
Sollte ein Kind vom Jugendamt gefördert werden, müssen Sie die Eltern ganz deutlich darauf hinweisen, dass sie selbst für die pünktliche und korrekte Zahlung des Betreuungsgeldes verantwortlich sind und sich darum kümmern müssen, falls vom Amt Zahlungen gestoppt oder gekürzt werden. Die Eltern müssen sich über die Konsequenz im Klaren sein, dass sie dann nicht nur die Betreuung aus eigener Tasche bezahlen müssen, sondern auch der Betreuungssatz angehoben werden muss und letztendlich die fristlose Kündigung des Betreuungsvertrags droht. Deshalb ist es so wichtig auch in diesen Fällen neben den behördlichen Bescheiden auch noch mit den Eltern entsprechende Vereinbarungen vertraglich festzulegen. Lassen Sie sich unbedingt eine Kostenübernahmeerklärung aushändigen. Dies gilt auch, wenn die Betreuungskosten beispielsweise von einem Arbeitgeber der Eltern oder einem sonstigen Dritten (z.B. Großeltern) getragen werden sollen.

Medikamentengabe
§ 12 regelt die Medikamentengabe. Der Paragraf besagt nicht nur, dass eine Tagespflegeperson grundsätzlich keine Medikamente verabreichen darf, sondern auch, dass diese unbedingt beim Empfang des Tageskindes darüber unterrichtet werden muss, wenn das Kind in der Nacht oder am Morgen Medikamente (auch homöopathische) eingenommen hat. Sie kann, wenn nicht der Beipackzettel des entsprechenden Mittels vorgelegt wird oder ihr die Betreuung zu riskant scheint, die Eltern samt Kind ohne weiteres wieder nach Hause schicken. Eine gewisse Konsequenz ist in dieser Sache deshalb geboten, weil sonst die Tagespflegeperson eventuelle Auffälligkeiten, die möglicherweise aus einer oder mehreren Nebenwirkungen des Medikaments resultieren, nicht zuordnen kann und bei Komplikationen zum Beispiel einem Arzt die Frage nach der Medikamentengabe nur falsch oder gar nicht beantworten kann. Schenken Sie deshalb diesem Paragrafen besondere Aufmerksamkeit, besonders, wenn eine chronische Krankheit bei dem Kind vorliegt und es sich doch nicht vermeiden lässt, dass Sie ihm die nötige Medizin verabreichen müssen. Für diesen Fall stellen wir Laufstall-Abonnenten ein besonderes Formblatt zur Verfügung, welches die Tagespflegeperson aus der Verantwortung nimmt, falls es zu Komplikationen in Verbindung mit der Medikamentengabe kommen sollte (Für Laufstall-Abonnenten: Downloadbereich, Formblatt für Medikamentengabe) Noch kein Laufstall-Abonnent? Hier können Sie sich anmelden.). Geben Sie bereits bei Vertragsabschluss den Eltern ein oder mehrere dieser Formblätter unausgefüllt mit, damit diese im Bedarfsfall ein solches Formular noch zu Hause ausfüllen können und Ihnen, wenn das Kind gebracht wird, aushändigen können. Ist die Behandlung durch dieses Medikament beendet, wird das Formblatt vernichtet und beim nächsten Bedarf ein Neues ausgefüllt.

Notarzt und Rettungsdienst
Teilen Sie den Eltern auch mit, dass die Tagespflegeperson gehalten ist, im Notfall auf jeden Fall Notarzt und Rettungsdienst zu verständigen, und nur erste Hilfe leisten, aber keinesfalls selbst behandeln oder einen Krankentransport durchführen darf. Die Eltern haben keine Kosten dadurch zu befürchten, da diese Einsätze selbst bei leichten Krankheiten oder Verletzungen bei Kindern grundsätzlich immer kostenlos sind.

Fahrtkosten der Tagespflegeperson: Bring- und Abholdienst
Wenn Sie sich darauf einigen, das Kind vom Elternhaus oder Kindergarten abzuholen oder es abends wieder nach Hause zu bringen, denken Sie daran, diese Fahrten zu berechnen und im Vertrag festzuhalten, dass die Fahrzeiten oder auch Fußwege grundsätzlich mit zur Betreuungszeit gehören. Das ist nicht nur darin begründet, dass es sich dabei natürlich um Ihre Arbeitszeit handelt, sondern hat auch versicherungstechnische Gründe für Sie. Scheuen Sie sich auch nicht, die Wege die Sie ohne Kind z. B. von Ihrem Haus bis zum Elternhaus oder abends nach dem Abliefern des Kindes zurücklegen müssen, zu berechnen, denn sie ersparen den Eltern mit diesem Bring- und Abholdienst eine Menge Stress und Kosten. Andererseits müssen Sie sich auch die Freiheit nehmen können, Fahrten abzulehnen, die wegen witterungsbedingter Straßenverhältnisse oder sonstiger Gründe unzumutbar wären. Aber auch das lässt sich im Vertrag einvernehmlich klären. Beachten Sie bitte, dass die reinen Benzin- und Abnutzungskosten Ihres Fahrzeugs wiederum zu den Pflegekosten gehören.

Versicherungen: Unfallversicherung, Haftpflichtversicherung
Im Vertrag werden auch die für beide Seiten erforderlichen Versicherungen angegeben und durch Vorlage der entsprechenden Nachweise bestätigt. Das Kind ist durch Vorliegen einer Pflegeerlaubnis automatisch und kostenlos über die Landesunfallkasse versichert. Ist jedoch wegen geringen Betreuungsumfangs (weniger als 15 Wochenstunden oder kürzer als 3 Monate) keine Pflegeerlaubnis erforderlich, kann und sollte die Tagespflegeperson auf einer privaten Unfallversicherung des Kindes bestehen. Nur so ist gewährleistet, dass auch bei Verletzungen des Kindes, die entstanden sind, obwohl die Tagespflegeperson ihrer Aufsichtspflicht in vollem Umfang nachgekommen ist, eine Kostendeckung vorhanden ist. Die Haftpflichtversicherung der Tagespflegeperson, deren Vorhandensein sie natürlich auch nachweisen muss, greift nur bei Verletzung ihrer Aufsichtspflicht. Dies gilt auch für Schäden, die das Kind Dritten zufügt. Für Schäden, die das Kind im Haushalt der Tagespflegeperson anrichtet, werden in unserem Vertrag die Eltern je nach Vereinbarung ganz oder zumindest teilweise herangezogen, weil diese Schäden meist von den Haftpflichtversicherungen der Eltern nicht gedeckt sind. Wir meinen jedoch, dass es unbillig wäre, wenn die Tagespflegeperson alles Notwendige unternommen hat, um solche Schäden abzuwenden, sie allein für die Kosten aufkommen zu lassen.

Vereinbarung für die Eingewöhnungsphase
Neben der Kautionsvereinbarung (Für Laufstall-Abonnenten: Downloadbereich, Anlage: Kautionsvereinbarung) haben wir unserem Vertrag noch eine spezielle Anlage zur Vereinbarung der Eingewöhnungsphase (Für Laufstall-Abonnenten: Downloadbereich, Anlage: Vereinbarung für die Eingewöhnungsphase. Noch kein Laufstall-Abonnent? Hier können Sie sich anmelden.) hinzugefügt. Die Eingewöhnung macht eine besondere Vereinbarung nötig, weil sie zum einen die Ausgestaltung, also ob und wann z.B. ein Sorgeberechtigter bei den ersten Betreuungsstunden mit anwesend ist oder ob es in der Eingewöhnungsphase Abweichungen zu den Vereinbarungen im Hauptvertrag zur Bezahlung der Betreuungszeiten gibt, aber zum anderen auch wegen der Möglichkeit, zum Wohl des Kindes, wenn es sich absolut nicht eingewöhnen lässt, das Betreuungsverhältnis zu beenden. Diese Vereinbarung räumt beiden Seiten die Möglichkeit ein, während der Eingewöhnung auch ohne konkrete Angabe von Gründen sich auf eine Auflösung des Vertrags zu verständigen und sich mit der Rückzahlung der Kaution entgegen zu kommen. Sie legt jedoch auch fest, dass ein eigenmächtiges Beenden der Betreuung, ohne vorherige Absprache und durch unentschuldigte Abwesenheit einer fristlosen Kündigung gleichzusetzen ist. Es ist im Übrigen nicht die Aufgabe der Tagespflegeperson, bei Nichterscheinen hinter den Eltern herzutelefonieren.

Weitere Vereinbarungen
In der Anlage „Weitere Vereinbarungen“ (Für Laufstall-Abonnenten: Downloadbereich, „Weitere Vereinbarungen“. Noch kein Laufstall-Abonnent? Hier können Sie sich anmelden.) werden noch einige besondere Vereinbarungen zum Thema Tierhaltung, Rauchen und Betreuung von Schulkindern getroffen und festgelegt, welche Kleidung, Wäsche, Windeln sowie sonstige Pflegemittel von den Eltern gebracht oder von der Tagespflegeperson gestellt werden.

Folgende Unterlagen sollten am besten zum Vertragsabschluss, aber spätestens zum Betreuungsbeginn in zweifacher Ausfertigung vorliegen:
Die Eltern benötigen in Kopie
· den Impfausweis,
· die Krankenversichertenkarte,
· bei chronischen Erkrankungen ggf. Beipackzettel von Medikamenten,
· den Versicherungsnachweis der Haftpflichtversicherung und bei geringem Betreuungsumfang der Unfallversicherung,
· Namen, Telefonnummern und Anschriften der Personen, die für Notrufe und Ersatzbetreuung in Frage kommen, und schließlich
· ggf. eine Kostenübernahmeerklärung von Kostenträgern.

Bei der Tagespflegeperson sind lediglich jeweils zwei Kopien der Pflegeerlaubnis vom Jugendamt und des Versicherungsnachweises Ihrer Haftpflichtversicherung und eventuell die der Ersatzbetreuung erforderlich.

Ist der Vertrag unterschrieben und alle Parteien zufrieden, steht einem erfolgreichen Pflegeverhältnis eigentlich nichts mehr im Wege. Denn je mehr Sie von vornherein miteinander besprechen, abklären und schließlich vertraglich vereinbaren, desto weniger Unstimmigkeiten sind später zu erwarten.