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Tipps und Infos für Tagespflegepersonen

4. Tipps für die Praxis - b) Erstkontakt
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Tipps und Infos für Tagespflegepersonen
a) Tageskinder finden
b) Erstkontakt
c) Eingewöhnung
d) Vertragliches
e) Ein gutes Betreuungsverhältnis
f) Betreuung im Mietobjekt
g) Die passende Immobilie
h) Die eigene Homepage
i) Kooperationen mit Unternehmen
j. Welchen Fußboden sollte man für das Kinderzimmer wählen?
Mitglieder dürfen gerne individuelle Fragen an das Laufstallteam schicken.
Melden Sie sich hierfür bitte an!
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Los geht’s
Sie haben alle amtlichen Hürden auf dem Weg zur Tagespflegeperson genommen? Und Sie haben tüchtig die Werbetrommel für Ihre neue Tätigkeit gerührt? Dann kann es ja losgehen! Das Telefon klingelt – Ihr 1. potenzieller „Kunde“ meldet sich. Wie geht es nun weiter?

Telefonische Kontaktaufnahme
Schon auf das 1. Telefonat mit Eltern, die ihre Kinder in Tagespflege geben wollen, sollten Sie vorbereitet sein. Legen Sie sich ruhig einen Zettel mit den wichtigsten Punkten ans Telefon, damit Sie nichts vergessen. Wenn Sie beschäftigt sind und zum Beispiel gerade Tageskinder betreuen, sagen Sie ruhig, dass es nicht passt, und verabreden Sie einen späteren Telefontermin.

Checkliste fürs 1. Telefonat
Einige Dinge sollten Sie bei diesem ersten Telefontermin bereits klären. Wenn Sie zum Beispiel nur Kinder bis 3 Jahre betreuen möchten, bringt es nichts, sich mit Eltern von Schulkindern zu einem Schnuppertermin zu verabreden. Damit nicht beide Seiten viel Zeit für Vorstellungstermine opfern und sich dann herausstellt, dass es von vornherein keine Chance auf eine „Zusammenarbeit“ gab, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt, die beim 1. Telefonat geklärt werden sollten:

- Welches Geschlecht hat das Kind, das betreut werden soll, und wie alt ist es?
- Soll das Kind nur sporadisch oder regelmäßig betreut werden?
- An welchen Wochentagen und zu welcher Tageszeit soll die Betreuung stattfinden?
- Für welchen Zeitraum ist die Betreuung voraussichtlich geplant?
- Wird die Betreuung vom Jugendamt gefördert?
- Wenn Sie ein Haustier haben: Ist das für die Eltern in Ordnung?

Denken Sie darüber nach, was Ihnen noch sehr wichtig ist. Gibt es Ausschlusskriterien, die ein Betreuungsverhältnis für Sie unmöglich machen würden? Wenn ja, stellen Sie solche wichtigen Fragen so früh wie möglich. Mehr sollte am Telefon zunächst nicht besprochen werden.

Keine Preisauskunft am Telefon
Lassen Sie sich zu diesem frühen Zeitpunkt möglichst nicht zu Preisauskünften oder gar Verhandlungen hinreißen. Natürlich wollen sich die Eltern verständlicherweise gleich zu Anfang ein Bild über die anfallenden Kosten machen, besonders wenn sie unerfahren sind und noch nie eine Tagespflege in Anspruch genommen haben. Damit aber die Eltern auch tatsächlich einen Preisvergleich anstellen können, müssen sie sich unbedingt ein Bild von Ihnen, Ihrer Betreuungsstelle und den entsprechenden Rahmenbedingungen machen. Versuchen Sie, dies auch den Eltern so zu erklären, und bitten um Verständnis, dass es am Telefon keine Preisauskünfte gibt. Es bringt auch nichts, einen Betrag zu nennen, ohne dass die Konditionen klar sind. Und Vorsicht: Es gibt leider auch Kolleginnen und Kollegen, die sich als suchende Eltern ausgeben und auf diese Weise bei Ihnen Preisermittlungen anstellen wollen.

Erstes persönliches Treffen
Wenn das 1. Telefonat zu beiderseitiger Zufriedenheit gelaufen ist und Sie und das Elternteil sich sympathisch sind, werden Sie sich mit ihm und dem Kind zu einem persönlichen Erstgespräch treffen wollen. Wenn Sie hierfür einen Termin vereinbaren, wählen Sie einen Zeitpunkt, zu dem Sie ungestört sind. Denn wenn Sie und die Eltern sich ein Betreuungsverhältnis grundsätzlich vorstellen können, gibt es allerhand zu klären und zu erklären. Ob der 1. Besuch gleich schon im Beisein der anderen Tageskinder erfolgen soll oder nicht, ist von Ihrer persönlichen Einschätzung abhängig. Einerseits ist es natürlich für die Eltern und vielleicht auch für das Kind schön, zu sehen, wie der normale Betreuungsbetrieb bei Ihnen abläuft, jedoch darf man sich andererseits keinen Hoffnungen hingeben, in der Zeit irgendwelche Details besprechen zu können. Dies macht auf jeden Fall einen 2. Besuch erforderlich, dann jedoch ungestört und in Ruhe. Planen Sie genügend Zeit (etwa 1 Stunde) ein. Notieren Sie sich unter diesen Gesichtspunkten einige mögliche Termine, die Sie beim 1. Telefonat schon anbieten können. Bitten Sie auch unbedingt darum anzurufen, wenn der Termin nicht wahrgenommen werden kann oder auch wenn kein Interesse mehr an einer Betreuung besteht.

Leere Versprechungen oder ernsthaftes Interesse?
Machen Sie sich von der Vorstellung frei, dass, wenn Sie sich für einen bestimmten Termin verabredet haben, dieser auch auf jeden Fall wahrgenommen wird. Selbst bei ernsthaften Interessensbekundungen und Versprechungen, anzurufen, um eventuell den Termin zu verschieben oder ganz abzusagen, hat die Erfahrung gezeigt, dass in vielen Fällen leider nichts dergleichen passiert. Wir raten dringend davon ab, selbst hinter diesen Eltern her zu telefonieren, da ein solches Verhalten auf eine sehr geringe Zuverlässigkeit der Eltern schließen lässt, die sich sehr wahrscheinlich auch in einem Betreuungsverhältnis genauso fortgesetzt hätte. Trösten Sie sich damit, dass Sie sich nicht im Laufe des Betreuungsverhältnisses mit solcher Unzuverlässigkeit herumplagen müssen.

Glänzen Sie mit Kompetenz
Geht man davon aus, dass die Betreuung im Wesentlichen in Ihrem Haushalt stattfinden soll, liegt es nahe, dass auch das Erstgespräch in Ihren Räumlichkeiten stattfindet. Das bedeutet zwar nicht, dass Sie dann extra für den Termin Ihr Haus auf den Kopf stellen und vom Keller bis unter das Dach wienern müssen, denn die Eltern sollen ja auch einen authentischen Eindruck erhalten, wie es bei Ihnen täglich aussieht. Dennoch empfiehlt es sich, in den Bereichen, die die Kinder nutzen, mit Sauberkeit und vor allem Sicherheit zu glänzen.

Machen Sie ruhig auf Sicherheitsmaßnahmen aufmerksam
Beherzigen Sie unsere Sicherheitstipps (Siehe Örtliche Rahmenbedingungen) und weisen Sie die Eltern bei ihrem Besuch auch ruhig auf Ihre Treppengitter, Steckdosensicherungen, Kantenschutzmaßnahmen usw. hin. Das macht Eindruck und demonstriert Ihre Kompetenz. Eine Führung durch Ihre Wohnung sollten Sie auf jeden Fall beim Erstgespräch einplanen, denn für Eltern ist es wichtig zu sehen, wo Ihr Kind möglicherweise betreut werden wird. Es genügt, durch die Räume zu führen, die die Kinder nutzen. Verfügen Sie über ein Haus mit mehreren Etagen, können die privaten Räumlichkeiten ungesehen bleiben. Zeigen Sie den Eltern aber auch, welches Spielzeug sie haben, wo das Kind ruhen kann, wo gegessen, wo gespielt wird und, wenn Sie haben, den Garten. Dieser Rundgang bietet schon viel Stoff für ein lockeres Gespräch, wobei man sich gut etwas „beschnuppern“ kann.

Sie entscheiden: Passt das Kind in die Gruppe?
Denken Sie bitte daran, dass Sie eine Dienstleistung anbieten, deren Ausgestaltung im Wesentlichen Sie bestimmen. Die Eltern können zwar ihre Vorstellungen äußern, aber letztendlich entscheiden Sie als Selbstständige/r, ob Sie darauf eingehen möchten und die Eltern Ihre Vorgaben akzeptieren müssen, wenn Sie ein Betreuungsverhältnis mit Ihnen eingehen.

Beobachten Sie die Eltern im Umgang mit ihrem Kind und das Verhalten des Kindes im Allgemeinen. Wenn bereits mehrere Tageskinder von Ihnen betreut werden, sollte das Kind auch in die bestehende Gruppe passen. Insofern ist das Verhalten des Kindes für Sie sehr wichtig. Denn ein kleiner Rabauke kann eine vielleicht insgesamt eher ruhige Gruppe erheblich stören und für massive Probleme sorgen – innerhalb der Gruppe und auch mit den Eltern der bereits vorhandenen Tageskinder. Natürlich gibt es für diese Beurteilung auch die Probezeit, jedoch kann man vieles schon beim 1. Kontakt einschätzen. Der 1. Eindruck ist oft der beste.

Kontaktaufnahme mit dem Kind
Genau wie Sie Ihr Gegenüber mustern, werden natürlich auch Sie taxiert. Die Eltern beobachten, wie Sie mit Ihrem vielleicht anwesenden eigenen Kind umgehen ebenso wie Ihr Verhalten, um erste Kontakte mit dem Kind herzustellen. Dies kann sehr entscheidend für die Eltern sein: Können sie sich Sie als Ersatzmama für Ihren Sprössling vorstellen oder nicht? Für diese 1. Kontaktaufnahme, vor allem im Beisein von Mama oder Papa, gibt es kein Patentrezept. Sie ist abhängig von Ihrem eigenen Temperament. Ist das Kind noch klein, erklären Sie den Eltern Ihre Strategie. Wenn Sie zum Beispiel mehr der zurückhaltende Typ sind und lieber abwarten, bis sich das Kind von sich aus Ihnen zuwendet, dann schildern Sie dies den Eltern auch so, damit diese nicht den Eindruck gewinnen, Sie würden sich nicht bemühen. Sind Sie jedoch eher der offene Typ, der schnell auf das Kind zugeht, sich gleich gemeinsam mit ihm auf den Teppich setzt und ihm erst gar keine Chance zum Ausweichen lässt, erklären Sie auch dies den Eltern!

Schnuppertag für Eltern und Kind
Bei dieser Gelegenheit können Sie auch erwähnen, dass die Eltern vor dem Beginn des eigentlichen Betreuungsverhältnisses genügend Zeit für eine Eingewöhnung des Kindes einplanen müssen, und erklären, wie Sie diese in der Regel gestalten (siehe Praxistipps -> Eingewöhnung). Vielleicht bieten Sie vorab einen „Schnuppertag“ für Eltern und Kind an, der nicht länger als 1 bis 2 Stunden dauern sollte. Dies hilft nicht nur den Eltern bei ihrer Entscheidung, auch Sie können besser beurteilen, wie sich die Atmosphäre zwischen Eltern und Kind und zwischen Ihnen und den Eltern gestaltet.

Eine weitere Vorbereitung besteht darin, dass Sie sich selbst Fragen überlegen, die für Sie bei einer Betreuung wichtig sind, und dass Sie sich überlegen, welche Informationen den Eltern wichtig sein werden.

Diese Fragen sollten Sie mit den Eltern klären:
- Zu welchen Zeiten soll das Kind betreut werden?
- Wie viele Stunden wöchentlich soll die Betreuung erfolgen?
- Auf welche Dauer soll das Betreuungsverhältnis möglichst angelegt sein?
- Ab wann soll/muss die Betreuung erfolgen?
- Wird die Betreuung vom Jugendamt gefördert? Dann müssen die Eltern unbedingt einen Antrag stellen. Ein positiver Bescheid muss zum Vertragsabschluss vorliegen.
- Ist wenigstens ein Elternteil während der Betreuungszeit erreichbar?
- Wer kann im Notfall als Ersatzbetreuung einspringen?
- Ist das Kind unfallversichert? Empfehlen Sie gegebenenfalls, eine Unfallversicherung abzuschließen.
- Muss das Kind abgeholt bzw. gebracht werden?
- Wer bringt das Kind und wer darf es abholen?
- Darf das Kind grundsätzlich an Autofahrten teilnehmen?
- Nimmt das Kind an den normalen Mahlzeiten teil oder ist eine besondere Ernährung erforderlich?
- Nimmt das Kind Medikamente?
- Ist es gesund? Falls nicht: Trauen Sie sich zu, ein Kind zu betreuen, das chronisch krank ist?

Folgende Fragen sollten Sie den Eltern beantworten können:
- Wann und zu welchen Tageszeiten kann das Kind betreut werden?
- Wie sind Urlaubs-/Krankheitszeiten geregelt?
- Was kostet die Betreuung? Ist die Verpflegung mit eingerechnet?
- Gibt es feste Bring- und Abholzeiten?
- Wie ist ein Tag bei Ihnen strukturiert?
- Wie sind die Mahlzeiten geregelt?
- Gehen Sie mit den Kindern nach draußen?
- Was sind tägliche Aktivitäten?
- Welchen Erziehungsstil haben Sie? Welche Grenzen gibt es? Welche Konsequenzen?
- Dürfen die Kinder fernsehen?
- Bekommen sie Süßigkeiten?
- Können die Eltern Essen und Getränke mitbringen, oder werden Getränke gestellt und wenn ja, welche?

Eine Infomappe leistet gute Dienste
Optimal ist eine vorbereitete Mappe mit Informationen über Sie, Vertragsmuster, Bildern, Qualifikationsbescheinigungen und eventuell Referenzschreiben, die Sie den Eltern vorlegen können. Anhand dieser Mappe oder auch des Vertragsmusters können Sie im Erstgespräch Punkt für Punkt alles durchgehen und Fragen erklären. Leider hat die Erfahrung gezeigt, dass Mappen, die man den Eltern mitgibt, nur selten wieder den Weg zurückfinden, wenn die Eltern sich anders entschieden haben. Es wurden sogar schon mitgegebene Vertragsvordrucke zum Vertragsabschluss mit anderen Tagespflegestellen genutzt. Geben Sie also Ihre Mappe oder auch nur den Vertrag nie aus der Hand. Ein geeignetes Vertragsmuster finden Laufstall-Abonnenten in ihrem Download-Bereich. Oder Sie können unter der Adresse Externer Email-Link zu:httphttp://www.tagesmuttervertrag.de einen Vertrag bestellen.

Das Finanzielle
Unweigerlich werden Sie im Erstgespräch auf den finanziellen Aspekt zu sprechen kommen. Wenn Sie bereits am Telefon erfahren haben, um welchen Betreuungsumfang es sich bei diesem Kind handelt, haben Sie sich sicher schon einen finanziellen Rahmen gesteckt, der dieses Betreuungsverhältnis einbringen soll (siehe Wirtschaftlichkeit).

Teilen Sie im Gespräch mit, dass Ihnen bei der Bezahlung ganz wichtig ist, dass beide Seiten zufrieden sind, und nur so eine optimale Betreuung stattfinden kann. Dazu gehört eben auch, dass nicht unbedingt die Höhe des Stundensatzes maßgeblich ist, sondern auch eine kontinuierliche Bezahlung, selbst bei relativ unregelmäßigen Betreuungszeiten, und die Möglichkeit, ein paar Tage Urlaub zu nehmen oder krank zu sein, ohne dass Ihnen dies größere finanzielle Einbußen bringt.

Pauschale oder stundengenaue Abrechnung?
Überlassen Sie die Entscheidung, ob per monatliche Pauschale oder stundengenau abgerechnet wird, den Eltern. Überzeugen Sie sie aber eventuell mittels einiger Musterberechnungen mit unserem Pauschalrechner davon, dass, selbst wenn die Pauschale während der Urlaubszeit und bei Krankheitstagen weitergezahlt wird, die Eltern damit wesentlich besser fahren, als wenn Sie nur die exakte Zeit abrechnen, an der Betreuung stattfand. Berichten Sie, dass zum Beispiel Lehrer mit vielen freien Tagen, an denen sie selbst die Betreuung übernehmen können, bei einer solchen Pauschale froh sind, nicht dauernd Stunden nachhalten zu müssen und dann auch gegebenenfalls ohne Aufpreis an Konferenzen oder sogar Klassenfahrten teilnehmen zu können.

Achtung bei stundenscharfer Abrechnung!
Akzeptieren Sie in der Verhandlung eine stundenscharfe Abrechnung nur zu einem wirklich akzeptablen Stundensatz. Begründen Sie den höheren Stundensatz damit, dass darin selbstverständlich auch Ausfallzeiten berücksichtigt sind. Bedenken Sie, dass diese Abrechnungsart wesentlich aufwändiger für Sie werden wird und sicher auch gelegentlich zu Unstimmigkeiten mit den Eltern führen kann. Hier ist zum Beispiel genau nachzuhalten, wegen wessen Verschulden eine Betreuung nicht erfolgen konnte. Erklären Sie, dass in dem Fall auch dann der volle Stundensatz fällig ist, wenn Sie zur Verfügung stehen, das Tageskind jedoch ohne oder mit verspäteter Abmeldung nicht gebracht wird (definieren Sie, nachher im Vertrag genau, bis wann eine Abmeldung erfolgen muss, um die Ausfallzeit nicht berechnen zu müssen).

Erklären Sie auch, dass auch das Verpflegungsgeld pauschal abgerechnet werden kann (siehe Pauschalrechner), jedoch auf der Abrechnung für das Finanzamt separat aufgeführt werden muss und von den Eltern nicht steuerlich abgesetzt werden kann. Nennen Sie den Betrag, den Sie dafür berechnen müssen, und bitten Sie um Beachtung, dass Sie ihn versteuern müssen und deshalb leider nicht komplett für Lebensmittel ausgeben können.

Lassen Sie sich möglichst nicht herunterhandeln, denn Sie haben in Anbetracht der geringen Stundensätze und der hohen Nebenkosten nichts zu verschenken. Da die Zahl Ihrer möglichen Betreuungsplätze vom Gesetzgeber vorgegeben ist, gibt es für Sie keine Möglichkeit, zum Beispiel Rabatte für Geschwisterkinder auszugleichen. Geben Sie zu bedenken, dass Sie eine Dienstleistung anbieten, die im Grunde aus behördlichen Zwängen bereits unterbezahlt ist. Setzen Sie sich ein Limit, unter dem Sie auf jeden Fall die Betreuung ablehnen, auch wenn sonst alles stimmt.

Extra-Termin: Vertragsunterzeichnung
Sind die grundsätzlichen Rahmenbedingungen geklärt, und können Sie und die Eltern sich vorstellen, die Betreuung des Kindes zu vereinbaren, geben Sie sich noch etwas Bedenkzeit und den Eltern die Möglichkeit sich nochmals zu beraten. Verabreden Sie dann einen Termin, um die letzten Details zu klären und den Vertrag zu unterzeichnen (zum Vertrag: Siehe Vertragliches)
In der Praxis hat es sich bewährt, wenn Sie als Tagespflegeperson zum Vertragsabschluss bei den Eltern erscheinen. So haben Sie gleich die Gelegenheit, das Umfeld des Kindes etwas kennenzulernen. Sie können in aller Ruhe Ihre Mappe vorlegen und mit beiden Elternteilen Punkt für Punkt den Vertrag erörtern. Sollte es aus irgendwelchen Gründen nicht zum Vertragsabschluss kommen, können Sie einfach Ihre Sachen packen und ohne großes Aufhebens das Feld räumen. Übrigens profitiert auch Ihr Verhältnis zum Tageskind von Ihrem Erscheinen in seinem Zuhause: Es fasst leichter Vertrauen zu Ihnen, wenn Sie es in seinem Elternhaus besucht haben.
Planen Sie genügend Zeit ein und bitten Sie auch die Eltern um ein bis zwei Stunden ungestörte Aufmerksamkeit, um jeden einzelnen Paragrafen ganz ausführlich klären zu können.
Bitten Sie die Eltern zum Unterschriftstermin folgende Unterlagen in 2facher Kopie mitzubringen:
· Impfausweis und Krankenversichertenkarte des Kindes
· Beipackzettel von Medikamenten, die eventuell während der Betreuungszeit verabreicht werden müssen
· Bescheinigung der Haftpflichtversicherung und Unfallversicherung, falls vorhanden, bzw. wenn die Betreuungszeit unter 15 Wochenstunden bleibt oder weniger als 3 Monate andauern wird.
· Name einer Ersatzbetreuung, die auch im Notfall angerufen werden und einspringen kann, wenn die Eltern nicht erreichbar sind.
· Namen der Personen, die außer den Eltern berechtigt sind, das Kind zu bringen oder abzuholen.
Diese Personen müssen sich zumindest beim ersten Bringen oder Abholen, falls sie Ihnen nicht persönlich bekannt sind, zum Schutz des Kindes mit einem Lichtbildausweis ausweisen.
Bitten Sie die Eltern bereits im Erstgespräch um all diese, da nur so der Vertrag zum Abschluss gebracht werden kann. Am besten erkundigen Sie sich kurz vor dem Termin bei den Eltern, ob alle Unterlagen bereit sind, damit nicht ein weiterer Unterschriftstermin nötig wird.

Ist der Vertrag unterschrieben und alle Parteien zufrieden, steht einem erfolgreichen Pflegeverhältnis nichts mehr im Wege.