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Tipps und Infos für Eltern

3. Praxistipps - d) Vertragliches
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Tipps und Infos für Eltern
a) Betreuungsplatz finden
b) Erstkontakt am Telefon
c) Erstgespräch
d) Vertragliches
e) Eingewöhnung
f) Erwartungen an die Eltern
g) Ende der Betreuung
Mitglieder dürfen gerne Fragen an das Laufstallteam schicken.
Melden Sie sich hierfür bitte an
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Reservierung eines Betreuungsplatzes
Wenn Sie sich, auch nach ein paar Tagen Bedenkzeit und gegebenenfalls Beratung mit Ihrem Partner, wirklich sicher sind, dass Sie es mit der Tagespflegeperson, die Ihren Bedürfnissen am besten entgegenkommt, versuchen wollen, sollten Sie sich den Betreuungsplatz fest zusichern lassen.
Wir empfehlen den Tagespflegepersonen in dem Fall gleich den Betreuungsvertrag mit einer Kautionsvereinbarung abzuschließen (Laufstall-Abonnenten finden einen Vorvertrag in ihrem Downloadbereich: Betreuungsvereinbarung, Kautionsvereinbarungen). Wenn der Betreuungsbeginn noch in weiter Ferne liegt, reicht auch zunächst nur die Kautionsvereinbarung, die später dann als Anlage mit zum Vertrag genommen wird. Die Zahlung einer angemessenen Kaution verhilft beiden Seiten zu einer gewissen Planungssicherheit. Schließlich müssen Sie sich darauf verlassen können, dass zu Ihrem Dienstbeginn die Tagespflege auch wirklich startet, und für die Tagespflegeperson bedeutet ein Absprung kurz vor Betreuungsbeginn neben einem erheblichen Aufwand auch einen finanziellen Verlust, der dann wenigstens teilweise durch die Kaution gedeckt wird. Bis spätestens 2 bis 4 Wochen vor Beginn der Eingewöhnung des Kindes sollte der Vertrag unterschrieben, die Kaution gezahlt sein und bei einer geförderten Betreuung, der Kostenübernahmebescheid des Jugendamtes der Tagespflegeperson vorliegen. Die Kaution dient der Tagespflegeperson auch bis zum Ende des Betreuungsverhältnisses als Sicherheit z.B. bei Zahlungsunregelmäßigkeiten. Sie wird den Erhalt der Kaution entsprechend quittieren, kann sich aber erst im Bedarfsfall den Betrag gutschreiben. Erst dann kann er von Ihnen als Eltern steuerlich geltend gemacht werden. In der Regel wird die Kaution nicht gewinnbringend angelegt und am Ende des Betreuungsverhältnisses mit der letzten Rechnung verrechnet.

Unterschrift bei Hausbesuch
Sind die grundsätzlichen Rahmenbedingungen geklärt und können Sie sich beide vorstellen, die Betreuung des Kindes zu vereinbaren, verabreden Sie einen Termin, um die letzten Details zu klären und den Vertrag zu unterzeichnen.
In der Praxis hat es sich bewährt, zum Vertragsabschluss die Tagespflegeperson zu sich nach Hause einzuladen. So hat sie Gelegenheit, das Umfeld des Kindes etwas besser kennenzulernen, und Sie können in aller Ruhe gemeinsam mit Ihrem Lebenspartner Punkt für Punkt den Vertrag erörtern. Es hat sich übrigens gezeigt, dass auch für das Kind der Besuch der Tagespflegeperson in seinem Zuhause hilfreich ist. Es fasst schneller Vertrauen zu seiner künftigen Betreuungsperson.

Betreuungsvereinbarung im Laufstall
Im Regelfall und wenn alles gut läuft, sehen Sie den Vertrag, nachdem er unterschrieben wurde, nie wieder. Trotzdem ist es immer gut, wenn man bei bestimmten Situationen nachschauen kann, wie man sich geeinigt hatte. Dies vermeidet Streit und Unzufriedenheit.
Wir haben einen Betreuungsvertrag ausgearbeitet, den Laufstall-Abonnenten in ihrem Downloadbereich finden. Sie können aber auch das Vertragsmuster unter Externer Email-Link zu:httphttp://www.tagesmuttervertrag.de bestellen)
Der von uns ausgearbeitete Betreuungsvertrag ist deshalb so umfangreich, weil er auch als Hilfestellung dient, um über alles zu sprechen und sich gemeinsam auf bestimmte Regeln und Konditionen für die verschiedensten Situationen zu verständigen. Diese liegen dann bei Betreuungsbeginn fest. Wir empfehlen daher, auch dann unseren Vertrag zu nutzen, wenn das Betreuungsverhältnis vom Jugendamt gefördert und bezahlt wird, und Sie von diesem einen Vertragsvordruck erhalten. Schließen Sie auch für kurze Betreuungsperioden und für Betreuungsdienste, die von Familienmitgliedern oder Freunden geleistet werden, einen Vertrag ab. Die Erfahrung zeigt, dass ein Vertrag, selbst bei unentgeltlichen Nachbarschaftsdiensten, unersetzlich ist.

Nehmen Sie sich Zeit für den Vertrag
Planen Sie genügend Zeit für ungestörte Aufmerksamkeit ein, um jeden einzelnen Paragrafen des Vertrags ausführlich mit der Tagespflegeperson besprechen zu können. Manche Regelungen klingen vielleicht absurd, kleinlich oder sogar etwas überzogen, resultieren jedoch leider aus teilweise schlechten Praxiserfahrungen sowohl der Eltern als auch der Tagespflegepersonen. Selbst wenn einem manches schon der gesunde Menschenverstand sagt, muss doch vieles im beiderseitigen Interesse wirklich detailliert festgelegt werden, damit es später keine Missverständnisse gibt. So bringt es z. B. nicht viel, sich erst im Verlauf des Betreuungsverhältnisses über Urlaubsregelungen zu einigen, wenn dieser bereits feststeht.

Was passiert im Falle des Falles? Ersatzbetreuung und Vertretung
Spielen Sie einfach mal mit der Tagespflegeperson ein Szenario durch: Was geschieht, wenn mitten am Tag ganz spontan das Kind abgeholt werden muss, weil es plötzlich hoch fiebert oder die Tagespflegeperson sich verletzt hat? Ganz unabhängig davon, ob die Bezahlung in einem solchen Fall weiterlaufen soll oder nicht – es muss genau besprochen werden, wer von der Tagespflegeperson angerufen werden kann, um das Kind umgehend abholen zu lassen, wer die Betreuung kurzfristig übernehmen kann oder ob in einem Notfall noch jemand anders zu verständigen ist. Diese Dinge müssen unbedingt vor Beginn des Betreuungsverhältnisses geklärt sein. Die Tagespflegeperson muss wissen, dass die entsprechenden Personen über ihre Vertretungsaufgaben informiert sind. Sie kann eine Betreuung ablehnen, wenn niemand auf der dem Vertrag angehängten Telefonliste aufgeführt werden kann (Für Laufstall-Abonnenten: Downloadbereich, Anlage: Telefonliste für Ersatzbetreuung und Notruf).
Klären Sie im Vertrag (§ 10 und § 11) die Regelungen, falls die Tagespflegeperson eine Ersatzbetreuung anbieten kann. Falls Sie niemanden in der Familie oder im Freundeskreis haben, der im Notfall einspringen könnte, bitten Sie bereits vor Antritt des Betreuungsverhältnisses die Tagespflegeperson um Hilfe bei der Vermittlung einer Kollegin oder eines Kollegen. Sie können vertraglich festlegen, ob im Ernstfall die Ersatzbetreuung von Ihnen oder der Tagespflegeperson organisiert wird. Es sollte aber auf jeden Fall bei Vertragsabschluss eine Lösung vorliegen.

Wichtig! Mit dem Vertrag werden die Geschäftsbedingungen der selbstständigen Tagespflegeperson akzeptiert.
Die Betreuungsleistung einer Tagespflegeperson insbesondere in ihrem eigenen Haushalt ist eine selbstständige Tätigkeit. Den Vertrag, den Sie mit ihr schließen, ist kein Arbeitsvertrag, sondern ein Formularvertrag, auf den das "Gesetz über die allgemeinen Geschäftsbedingungen" Anwendung findet. Das heißt, Sie können sich zwar mit der Tagespflegeperson auf bestimmte Regelungen einvernehmlich einigen, aber letztendlich bestimmt die Tagespflegeperson die Bedingungen des Vertrags. Missfallen Ihnen die „Geschäftsbedingungen“, haben Sie vor Unterzeichnung des Vertrags noch Gelegenheit zu verhandeln. Kommt keine Einigung zustande, müssen Sie sich eine andere Tagespflegeperson suchen. Versuchen Sie nicht, zu energisch die Tagespflegeperson bei ihren Vorgaben umzustimmen. Denn auch wenn sie hier nachgibt, wirkt sich letztendlich ihre Zufriedenheit unbewusst auf die Beziehung zu Ihrem Kind aus.

Zweifache Ausfertigung hält besser ...
Ebenso wie die Unterlagen der Tagespflegeperson in zweifacher Ausfertigung vorliegen müssen, benötigen auch Sie von Ihren Nachweisen jeweils zwei Ausfertigungen – so z.B. den Impfausweis, die Krankenversichertenkarte, eine Kostenübernahmeerklärung von Kostenträgern und weitere Unterlagen, die wir am Ende der Seite noch einmal aufgelistet haben. Beiden Vertragsexemplaren, Ihrem und dem der Tagespflegeperson, sollten der Ordnung halber jeweils Kopien aller Nachweise beiliegen, selbst wenn es sich um Kopien der eigenen Dokumente handelt.

Anlagen sortieren und nummerieren
Wenn feststeht, welche Anlagen erforderlich sind, sortieren Sie diese für beide Vertragspartner in der am Ende des Vertrags vorgegebenen Reihenfolge, kreuzen die in Frage kommenden Anlagen an und nummerieren diese durch. Die so ermittelten Anlagennummern übertragen Sie sodann in den Vertragstext und auf die Anlagen. Sollten die Anlagen noch nicht vollständig sein, werden die fehlenden schon mitgezählt und müssen bei Vorlage mit der entsprechenden Nummer versehen werden.

Urlaubsplanung
Auch als Selbstständige hat Ihre Tagespflegeperson Anrecht auf Urlaub. Ob Betreuungszeit, die in die Urlaubszeit fällt, bezahlt wird oder nicht, ist reine Verhandlungssache. Viel wichtiger für Sie ist jedoch, dass sich alle Eltern mit ihrem Urlaub nach den Wünschen der Tagespflegeperson richten müssen, da sie sich in Ihrem Urlaub nur dann wirklich erholen kann, wenn keine Tageskinder anwesend sind. Dies geht wiederum nur dann, wenn sie ihre Urlaubsplanung auch rechtzeitig ankündigt. Die Fristen dafür werden im Vertrag ganz genau definiert.
Passen Ihre Urlaubsplanung und die der Tagespflegeperson nicht zusammen, entsteht folgendes Problem: Sie müssen nicht nur für eine Ersatzbetreuung aufkommen, wenn die Tagespflegeperson Urlaub macht, sondern Sie müssen auch in der Zeit, in der Sie selbst Urlaub machen und ihr Kind nicht betreuen lassen, die Betreuungskosten voll übernehmen. Schließlich steht die Tagespflegeperson ja zur Verfügung. Lediglich die reinen Pflegekosten können für diese Zeit reduziert bzw. ausgesetzt werden. Am besten kündigt die Tagespflegeperson bereits zum Jahresende ferienbedingte Schließungen für das Folgejahr an und lässt sich diese eventuell mit Ihrer Unterschrift bestätigen. Unstimmigkeiten wegen des Urlaubs gehören leider mit zu den häufigsten Gründen für abgebrochene Betreuungsverhältnisse. Für den Fall, dass vereinbarte Zeiten für Überstunden, Urlaub, Krankheit usw. einmal über- oder unterschritten werden, hält unser Vertrag ebenfalls entsprechende Formulierungen und Möglichkeiten der Einigung bereit.

Kostenregelung
Wenn es ans Unterschreiben geht, wurde wahrscheinlich über die Kostenregelung bereits gesprochen. Lassen Sie sich aber trotzdem noch mal alle Einzelheiten erklären. Unser Vertrag bietet eine gute Vorlage dazu. Wenn die Tagespflegeperson mit Pauschalen arbeitet, besprechen Sie eventuell diese Berechnungen z.B. mit unserem Pauschalrechner noch einmal (bei Bedarf kann auch der Rechenweg für die Pauschalen ausgedruckt werden).
Wenn Sie Rechnungsstellung zum Monatsende vereinbaren, lassen Sie sich Muster solcher Rechnungen zeigen, damit sie sich ein genaues Bild auch von den Kosten der Einzelposten machen können.
Wichtig: Nur die reinen Betreuungskosten können von der Steuer abgesetzt werden und dies auch nur, wenn es darüber Buchungsbelege einer bargeldlosen Zahlung gibt. Dies soll der Schwarzarbeit entgegenwirken. Pflegekosten, wie z.B. für Essen und Pflegemittel entstehen Ihnen auch dann, wenn Sie Ihr Kind selbst betreuen, so der Gesetzgeber. Damit dem Finanzamt nicht das gesamte Vertragswerk vorgelegt werden muss, gibt es die Anlage "Nachweis", in der alle für das Finanzamt relevanten Angaben bezüglich des Betreuungsverhältnisses, als Bescheinigung zusammengefasst sind.

Bezahlung und Zahlungsverzug
Egal, auf welche Zahlungsmodalitäten Sie sich mit den Eltern einigen: Die pünktliche Bezahlung steht an oberster Stelle. Da eine schlechte Zahlungsmoral für die Tagespflegeperson auch als eine Missachtung ihrer erbrachten Leistung zu verstehen ist, wird sie sehr konsequent bei Zahlungsverzug reagieren. Richten Sie am besten einen Dauerauftrag ein, besonders wenn pauschal abgerechnet wird. Bei sehr unregelmäßigem Betreuungsaufkommen und stundenscharfer Abrechnung könnte die Zahlung eines regelmäßigen Sockelbetrags hilfreich sein. So muss am Monats- oder ggf. sogar erst am Jahresende immer nur der Differenzbetrag ausgeglichen werden.

Zahlung über das Jugendamt – Kostenübernahmeerklärung
Auch wenn Ihr Kind vom Jugendamt gefördert wird, sind Sie selbst für die pünktliche und korrekte Zahlung des Betreuungsgeldes verantwortlich und müssen sich darum kümmern, falls vom Amt Zahlungen gestoppt oder gekürzt werden. Konsequenz ist in solchen Fällen nicht nur, dass Sie die Betreuung aus eigener Tasche bezahlen müssen, sondern es muss auch der Betreuungssatz angehoben werden und es droht letztendlich die fristlose Kündigung des Betreuungsvertrags. Deshalb ist es auch für Sie so wichtig, dass Sie sich rechtzeitig eine schriftliche Kostenübernahmeerklärung des Jugendamtes ausstellen lassen. Dies gilt auch, wenn die Betreuungskosten beispielsweise von Ihrem Arbeitgeber oder einem sonstigen Dritten getragen werden sollen.

Medikamentengabe
§ 12 unseres Vertrags regelt die Medikamentengabe. Der Paragraf besagt nicht nur, dass eine Tagespflegeperson grundsätzlich keine Medikamente verabreichen darf, sondern auch, dass diese unbedingt beim Empfang des Tageskindes darüber unterrichtet werden muss, wenn das Kind in der Nacht oder am Morgen Medikamente (auch homöopathische) eingenommen hat. Sie kann, wenn ihr nicht der Beipackzettel des entsprechenden Mittels vorgelegt wird oder ihr die Betreuung zu riskant scheint, Sie samt Kind wieder nach Hause schicken. Eine gewisse Konsequenz ist in dieser Sache deshalb geboten, weil die Tagespflegeperson eventuelle Auffälligkeiten, die möglicherweise mit Nebenwirkungen des Medikaments zusammenhängen, nicht zuordnen kann. Bei Komplikationen könnte sie zum Beispiel einem Arzt die Frage nach der Medikamentengabe nur falsch oder gar nicht beantworten. Schenken Sie diesem Paragrafen besondere Aufmerksamkeit, besonders, wenn eine chronische Krankheit bei Ihrem Kind vorliegt, und es sich nicht vermeiden lässt, dass die Tagespflegeperson ihm Medikamente verabreicht. Für diesen Fall steht Laufstall-Abonnenten ein besonderes Formblatt zur Verfügung, welches die Tagespflegeperson aus der Verantwortung nimmt, falls es zu Komplikationen in Verbindung mit der Medikamentengabe kommen sollte (Für Laufstall-Abonnenten: Downloadbereich, Formblatt für Medikamentengabe). Sie erhalten bereits bei Vertragsabschluss ein oder mehrere dieser Formblätter, damit Sie im Bedarfsfall ein solches Formular noch zu Hause ausfüllen können, wenn Sie das Kind zur Betreuung bringen. Ist die Behandlung durch ein Medikament beendet, wird das Formblatt vernichtet und beim nächsten Bedarf ein neues ausgefüllt.

Notarzt und Rettungsdienst
Die Tagespflegeperson ist gehalten, im Notfall auf jeden Fall Notarzt und Rettungsdienst zu verständigen, und nur erste Hilfe zu leisten. Sie behandelt keinesfalls selbst und führt auch keine Krankentransporte durch. Eltern haben hierdurch keine Kosten zu befürchten, da diese Einsätze selbst bei leichten Krankheiten oder Verletzungen bei Kindern grundsätzlich immer kostenlos sind.

Fahrtkosten der Tagespflegeperson: Bring- und Abholdienst
Wenn Sie sich darauf einigen, Ihr Kind vom Elternhaus oder Kindergarten abholen oder abends wieder nach Hause bringen zu lassen, werden diese Fahrten als Betreuungszeit berechnet und so im Vertrag festgehalten, dass die Fahrzeiten oder auch Fußwege grundsätzlich mit zur Betreuungszeit gehören. Das ist nicht nur darin begründet, dass es sich dabei natürlich um die Arbeitszeit der Tagespflegeperson handelt, sondern es hat auch versicherungstechnische Gründe. Berücksichtigen Sie, dass auch die Wege, die die Tagespflegeperson ohne Kind zurücklegt, um es abzuholen oder abends wieder nach Hause zu fahren, mit zur Fahrzeit gehören und somit auch berechnet werden. Ihnen erspart ein solcher Service eine Menge Stress. Wesentlich höhere Kosten würden Ihnen entstehen, wenn Sie ein Taxiunternehmen beauftragen würden. Allerdings kann wegen schlechter Straßenverhältnisse oder sonstiger Gründe ein Fahrdienst für die Tagespflegeperson unzumutbar sein, so dass sie ihn kurzfristig absagt. Aber auch dieser Fall lässt sich im Vertrag einvernehmlich klären. Wichtig: Die Kosten für den Fahrdienst gehören wiederum zu den Pflegekosten und können nicht steuerlich abgesetzt werden.

Versicherungen: Unfallversicherung, Haftpflichtversicherung
Im Vertrag werden auch die für beide Seiten erforderlichen Versicherungen angegeben und durch Vorlage der entsprechenden Nachweise bestätigt. Das Kind ist durch Vorliegen einer Pflegeerlaubnis automatisch und kostenlos über die Landesunfallkasse versichert. Ist jedoch wegen geringen Betreuungsumfangs (weniger als 15 Wochenstunden oder kürzer als 3 Monate) keine Pflegeerlaubnis erforderlich, kann die Tagespflegeperson auf eine private Unfallversicherung für das Kind bestehen. Nur so ist gewährleistet, dass auch bei Verletzungen des Kindes, die entstanden sind, obwohl die Tagespflegeperson ihrer Aufsichtspflicht in vollem Umfang nachgekommen ist, eine Kostendeckung vorhanden ist. Die Haftpflichtversicherung der Tagespflegeperson, deren Vorhandensein sie natürlich auch nachweisen muss, greift nur bei Verletzung ihrer Aufsichtspflicht. Dies gilt auch für Schäden, die das Kind Dritten zufügt. Für Schäden, die das Kind im Haushalt der Tagespflegeperson anrichtet, werden in unserem Vertrag die Eltern je nach Vereinbarung ganz oder zumindest teilweise herangezogen, weil diese Schäden meist von den Haftpflichtversicherungen der Eltern nicht gedeckt sind. Wir meinen jedoch, dass es unbillig wäre, die Tagespflegeperson allein für die Kosten aufkommen zu lassen, wenn sie alles Notwendige unternommen hat, um solche Schäden abzuwenden.

Vereinbarung für die Eingewöhnungsphase
Neben der Kautionsvereinbarung (Für Laufstall-Abonnenten: Downloadbereich, Anlage: Kautionsvereinbarung) haben wir unserem Vertrag noch eine spezielle Anlage zur Vereinbarung der Eingewöhnungsphase (Für Laufstall-Abonnenten Downloadbereich, Anlage: Vereinbarung für die Eingewöhnungsphase) hinzugefügt. Die Eingewöhnung macht eine besondere Vereinbarung nötig. Sie regelt die Ausgestaltung dieser Phase, also ob und wann z.B. ein Sorgeberechtigter bei den ersten Betreuungsstunden mit anwesend sein soll und wie die Bezahlung dieser Zeiten erfolgt. In der Eingewöhnungsphase ist darüber hinaus eine sofortige Kündigung durch beide Seiten möglich, wenn sich z.B. das Kind absolut nicht eingewöhnen lässt. Die Vereinbarung räumt beiden Seiten die Möglichkeit ein, sich auf eine Auflösung des Vertrags zu verständigen und sich mit der Rückzahlung der Kaution entgegenzukommen. Sie legt außerdem fest, dass ein eigenmächtiges Beenden der Betreuung, ohne vorherige Absprache und durch unentschuldigte Abwesenheit einer fristlosen Kündigung gleichzusetzen ist. Es ist nicht die Aufgabe der Tagespflegeperson, sich bei Nichterscheinen telefonisch nach dem Verbleib von Eltern und Kind zu erkundigen.

Weitere Vereinbarungen
In der Anlage „Weitere Vereinbarungen“ (Für Laufstall-Abonnenten: Downloadbereich, Anlagen zu den Verträgen) werden noch einige besondere Vereinbarungen zum Thema Tierhaltung, Rauchen und Betreuung von Schulkindern getroffen und festgelegt, welche Kleidung, Wäsche, Windeln sowie sonstige Pflegemittel von Ihnen gebracht oder von der Tagespflegeperson gestellt werden.

Folgende Unterlagen sollten am besten zum Vertragsabschluss, aber spätestens zum Betreuungsbeginn in zweifacher Ausfertigung vorliegen:
Die Eltern benötigen in Kopie
- den Impfausweis,
- die Krankenversichertenkarte,
- bei chronischen Erkrankungen ggf. Beipackzettel von Medikamenten,
- den Versicherungsnachweis der Haftpflichtversicherung und bei geringem Betreuungsumfang der Unfallversicherung,
- Namen, Telefonnummern und Anschriften der Personen, die für Notrufe und Ersatzbetreuung in Frage kommen, und schließlich
- ggf. eine Kostenübernahmeerklärung von Kostenträgern.

Die Tagespflegeperson hat lediglich jeweils zwei Kopien der Pflegeerlaubnis vom Jugendamt und des Versicherungsnachweises ihrer Haftpflichtversicherung (und eventuell die der Ersatzbetreuung) vorzulegen.

Ist der Vertrag unterschrieben und alle Parteien zufrieden, steht einem erfolgreichen Pflegeverhältnis eigentlich nichts mehr im Wege. Denn je mehr Sie von vornherein miteinander besprechen, abklären und schließlich vertraglich vereinbaren, desto weniger Unstimmigkeiten sind später zu erwarten.